BAB 13

Membuat Dokumen dengan Mail Merge


Dalam pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang harus dipersiapkan, yaitu:

1. Document Template, yaitu dokumen yang akan digunakan sebagai pola pencetakan. Selama ini saya baru mencoba dengan MS Word dan MS Publisher. Saya belum mencoba untuk software lainnya.
2. Data Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam dokumen point b. Data source bisa dari berbagai macam sumber, salah satunya adalah data dari file Excel.

Walaupun data yang akan dimasukkan (no. b) bisa dibuat belakangan, namun saya menganjurkan data ini dibuat terlebih dahulu. Saya contohkan seperti gambar di bawah ini dalam MS Excel 2003. Download file excel tersebut di sini.

Data Source

Setelah Anda membuat dokumen Data Source yang diperlukan, sekarang buatlah Document Template untuk pola dokumen yang akan digunakan. Saya contohkan seperti di bawah ini di MS Word 2003. Download file word tersebut di sini.

Document Template

Tujuan kita nantinya adalah memasukkan data-data Nomor, Nama, Jabatan, dan Alamat dari Data Source ke dalam Document Template, sehingga kita tidak perlu memasukkan data-data tersebut satu persatu.

Saatnya Menggunakan Mail Merge. Ikuti langkah-langkah berikut dari MS Word 2003.

1. Pilih menu Tools - Letters and Mailings - Mail Merge.
2. Anda masuk ke Step 1 of 6. Perhatikan di sebelah kanan, akan muncul Jendela untuk memilih tipe dokumen. Di sini saya menggunakan "Letters". Klik "Next: Starting document".

Select Document Type

3. Pada Step 2 of 6, Anda diminta memilih Document Template yang akan digunakan. Anda bisa memilih akan menggunakan dokumen yang aktif (Use the current document), template MS Word yang sudah ada (Start from a template), atau membuka file yang sudah ada sebelumnya (Start from existing document). Di sini kita menggunakan dokumen yang sudah kita buat ini, yang berupa undangan sunatan. Klik "Next: Select recipients".

Select Starting Document

4. Di Step 3 of 6, Anda diminta memilih Data Source yang akan digunakan. Kita akan menggunakan data yang sudah dibuat sebelumnya, maka pilihlah "Use an existing list", klik Browse, dan pilih file excel yang sudah dibuat sebelumnya.

Select Recipients

5. Akan keluar tampilan untuk memilih Sheet yang akan digunakan. Karena kita membuat data di Sheet1, maka pilihlah Sheet1. Pastikan "First row of data contains column header" dicentang, yang artinya baris pertama dari data adalah judul kolom.

Select Table

6. Selanjutnya akan muncul data-data dari file tersebut. Anda bisa memilih data mana yang akan digunakan dan mana yang tidak. Anda hanya dapat memilih data di baris mana yang akan digunakan. Jika ada kolom yang nantinya mungkin tidak terpakai, akan diatur belakangan. Yang dimaksud dengan baris di sini misalnya: 1, Andi, Tukang Beling, Jl. Kaca. Sedangkan kolom adalah No., Nama, Jabatan, Alamat. Misalnya Anda hanya ingin memilih data di nomor 1, 2, dan 3 saja, maka hilangkan centang pada nomor 4, 5, dan 6. Untuk penempatan Nama, Jabatan, dll akan dibahas selanjutnya. Klik OK jika sudah.

Mail Merge Recipients

7. Masih di Step 3 of 6, jika Anda ingin mengubah sumber data, klik "Select a different list", atau klik "Edit recipient list" untuk memilih data mana saja yang akan digunakan. Jika sudah, klik "Next: Write your letter".

Select Recipients
8. Di Step 4 of 6, klik "More items". Anda bisa mencoba sendiri pilihan yang lain, namun yang penting di sini untuk mengambil data dari suatu kolom adalah "More items".

Select Recipients

Insert Merge Field

9. Akan keluar kotak dialog "Insert Merge Field". Pastikan "Database Fields" yang terpilih. Semua field (kolom) yang ada dari data sebelumnya muncul di sini. Anda dapat memasukkan data pada suatu field dengan meng-klik tombol "Insert". Masukkanlah field-field yang Anda inginkan seperti terlihat dari dua gambar di bawah, yang memperlihatkan dokumen sebelum dan sesudah Anda memasukkan field.

Sebelum

Before

Sesudah

After

10. Jika Anda belum meletakkan kursor di posisi yang benar, tekan tombol "Cancel" dahulu, tentukan lokasinya, klik "More items" lagi, dan masukkan field yang diinginkan. Setelah selesai, klik "Next: Preview your letters".

Preview Your Letters

Letter

11. Perhatikan pada dokumen. Bagian-bagian tempat field dimasukkan akan berubah menjadi data dari file Data Source yang Anda gunakan. Anda bisa menggunakan tombol << dan >> untuk berpindah dari satu data ke data yang lain. Setelah memastikan kalau posisi field-field sudah benar, klik "Next" Complete the merge".

Complete The Merge

12. Di Step 6 of 6 Anda bisa memilih langsung mencetak data yang ada (Print) atau mengubah dokumen-dokumen tersebut secara sendiri-sendiri (Edit Individual Letters).

BAB 12

Membuat Dokumen Melibatkan Tabel, Gambar, dan Diagram
A. Membuat Tabel
1. Menggunakan menu table
Tabel dapat dibuat melalui:
1. tempatkan kusor pada tempat yang table akan dibuat.
tampil kotak dialog Table  Insert . pilih menu table ok..setelah sudah
mengatur formatnya sesuai keingginan.
2. Menggunakan ikon insert table
1. tempatkan kusor pada tempat yang table akan dibuat.
2. klik ikon insert table pada toolbar standard
3. suatu kotak table akan muncul, tentuka jumlah baris dan kolom dengan menggeser mouse padda grid table
3. Menggunakan ikon table and borders
1. letakan kusor pada tempat yang akan dibuat table
draw table atau klik ikon table and borders pada toolbar standard pilih menu table .
4. Menghapus Sel
1. Pilih tabel yang akan dihapus
2. Pilih menu Table  Delete  Table.Selanjutnya tabel akan terhapus dari dokumenmu.


B. Mengatur Border and Shading Table
Pada Microsoft word table sudah menggunakan border secara otomatis. Untuk mengubah border (bingkai) dan shading (warna belakang), dapat menggunakan cara :
1. Sub menu border and shading pada menu format
2. Sub menu Table auto format pada menu table atau ikon table auto format pada
toolbar table and borders.
3. Ikon border atau shading color pada toolbar table and borders.


C. Menyisipkan Baris, Sel atu Kolom
1. Menyisipkan sel
Langkah – langkah menambahkan sel :
1. Pilih sel pada table untuk menyisipkan sel baru
2. Pilih menu Cells  Insert  Table lalu tampil kotak dialog Insert Cells
3. Klik tombol OK setelah memilih salah satu pilihan
2. Menyisipkan Baris
Langkah – langkah untuk menambahkan beberapa baris pada tabel :
1. Pilih baris pada table sesuai keinginan
2. Pilih menu Table  Insert ada beberapa pilihan : Row Above dan Row Below
3. Menyisipkan kolom
Langkah untuk menambahkan beberapa kolom :
1. Pilih kolom yang diingikan pada table
2. Pilih salah satu menu table  Insert


D. Menghapus Sel, Baris dan Kolom dalam Tabel
1. Menghapus sel
- Pilih sel yang akan dihapus
- Pilih menu Table  Delete  Cells.
- Klik tombol OK melalui kotak dialog Delete Cells
2. Menghapus Baris atau Kolom
- Pilih kolom atau baris yang ingin dihapus.
- Pilih Rows (baris) atau Colomns (kolom Table  Delete


E. Mengatur Tinggi kolom dan Lebar Baris
Mengatus tinggi kolom atau lebar baris dapat dengan cara menggeser gridlines tanda pembatas baris atau kolom.
 Dan dapat juga menggunakan menu Table, dengan langkah –langkah ;
Pilih kolom atau baris yang ingin dirubah tingginya
 Pilih menu Table  Table Properties.
 Klik OK setelah pengaturan terhadap kolom dan baris selesai dilakukan
F. Menggabung dan Memecah sel
Untuk memecah atau menggabung dua sel atau lebih dapat dengan menggunkan ikon Marge cells atau dengan menu table atau juga dengan menu toolbar tables and boders, dengan langkah berikut :
 Blok sel yang akan diasstukan atau dipecah
 Pilih ikon marge cells (menggabaung) atau spit cells (memecah)


G. Mengoperasikan Drawing
Untuk mengoperasikan drawing dapat dengan menggunakan toolbar drawing. Pada toolbar drawing terdapat berbagai gambar baik animasi atau yang berhubungan denagan matematika.
Untuk menampilkan toolbar drawing dapat dengan cara pilih menu View  Toolbars  Drawing


H. Menyisipkan Gambar
Untuk menyisipkan gambar dapat dilakukan dengan cara :
• Tempatkan pada tempat yang akan disisipkan gambar
From file  Picture  Pilih menu Insert
• Lalu pilih filenya
• Lalu ok.


I. Menyisipkan WordArt
Untuk menyisipkan WordArt dengan cara :
• Letakan kusor pada posisi yang diinginkan
WordArt  picture  Pilih menu Insert
• Lalu akan mucul kotak yang berisi macam-macam bentuk WordArtt
atur font dan size font akan muncul kotak untuk menulis teks yang diingikan Pilih
salah satu lalu KLIK OK.


J. Menyisipkan AutoShapes
AutoShapes merupakan aplikasi untuk menyisipakn berbagai macam bentuk seperti bgan, oval dan lainya. Untuk menyisipkan AutoShapes dapat dengan akan muncul Pilih menu Insert  Picture  Autoshapes kemudian pilih objek yang diinginkan pada toolobar Autoshapes.


K. Menggunakan Text Box
Kotak teks digunakan untuk menyisipkan teks yang tidak tergabung bagian dari dokumen. Kotak teks banytak digunakan dimajalah, Koran. Bulletin dan sebagainya untuk menampilkan tulisan pendukung.

BAB 11

MENGELOLA DAN MENCETAK DOKUMEN

A. Membuka Dokumen

Membuka dokumen dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut.
Open(1. Menggunakan menu File
2. Menggunakan ikon Open pada toolbar.
3. Menggunkan tombol Ctrl + O pada keyboard.
4. Menggunakan menu My Recent Documents.
5. Menggunakan task pane.
B. Mengedit Dokumen

1. Melakukan blok pada teks
Blok adalah suatu istilah yang sering digunakan dalam proses editing dokumen. Tujuan dari melakukan blok adalah untuk menandai atau memilih teks tertentu. Jika kita ingin meng-copy, memindahkan, atau menghapus suatu teks, maka sebaiknya kita menandai teks tersebut terlebih dahulu dengan tujuan untuk mempercepat proses. Menandai teks berarti kita memblok teks tersebut. Untuk menandai suatu teks dapat dilakukan dengan menggunakan keyboard, mouse, atau kombinasi keduanya.

2. Menghapus teks
Beberapa perintah yang dapat digunakan untuk menghapus teks.
a. klik ikon cut pada toolbar.
b. Tekan tombol Backspace pada keyboard.
c. Tekan tombol Delete pada keyboard.
d. Tekan tombol Ctrl + Backspace.
e. Tekan tombol Ctrl + Delete.

3. Memindahkan teks
Untuk memindahkan teks kamu dapat menggunakan fasilitas menu, Shortcut key, Standard toolbar, dan drag and drop.

4. Menyalin teks
Seperti memindahkan teks, untuk menyalin teks padadokumen kamu juga dapat menggunakan menu edit, Shortcut key, Standard toolbar, dan drag and drop.

5. Membuat huruf kapital atau kecil.
Apabila kamu ingin melakukan perubahan huruf kapital atau huruf kecil pada teks maka dapat dilakukan dengan bantuan kotak dialog Change case melalui menu format Change case.


C. Mengatur Tata Letak Dokumen

Pengaturan tata letak dokumen dapat dilakukan melalui kotak dialog Page setup yang Page setup dapat di akses melalui menu File

D. Menggabungkan Dua Dokumen Atau Lebih.
Langkah – langkahnya sebagai berikut.
1. Pastikan dokumen pertama aktif.
2. Posisikan kursor pada tempat file yang akan digabungkan atau ditempatkan.
File.
3. Pilih menu Insert
4. Pada kolom Look in, tentukan direktori tempat file yang akan disisipkan.
5. Pastikan tipe file yang akan disisipkan didukung oleh Microsoft Word Xp.
6. Klik nama file yang akan kamu sisipkan yang akan ditampilkan pada kotak file name.
7. Tekan tombol insert untuk menyisipkan file tersebut.
E. Membuat Nomor Halaman

Untuk memberi nomor halaman pada dokumen, langkah – langkah sebagai berikut.
1. Buka dokumen yang akan diberi nomor halaman.
Page numbers.
2. Pilih menu Insert
3. Untuk melakukan penomoran halaman, klik tombol Format yang akan menampilkan
kotak dialog Page Number Format.
4. Kilk tombol ok. Selanjutnya, kotak dialog Page Number Format akan ditutup.
5. Klik tombol ok pada kotak dialog Page Numbers setelah pengaturan nomor halaman
selesai.

F. Membuat Header dan Footer
Langkah – langkahnya sebagai berikut.
Header and Footer.
1. Pilih menu View
2. Microsoft Word akan menampilkan toolbar Header and Footer.
3. Pada kotak Header and footer, ketikkan teks yang diinginkan. Bisa juga berupa grafik,
tabel,gambar, atau waktu.
4. Untuk keluar dari kotak Header and Footer, klik tombol close.
5. Jika ingin mengahapus isi Header and Footer, hapuslah isi kotak header and footer
tersebut menggunakan tombol Delete pada keyboard.
G. Mencetak Dokuman
Langkah – langkahnya adalah :
Print atau menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
1. Pilih menu file
2. Pada bagian page range, tentukan halaman mana yang ingin di cetak.
3. Kotak Print what, menentukan bagian yang ingin dicetak.
4. Kotak Print, pencetakan untuk semua halaman, halaman genap, atau, ganjil saja.
5. Setelah pengaturan pencetakan dokumen selesai dilakukan, klik tombol ok.

H. Menggunakan fasilitas Find, Replace, dan Go To

1. Fasilitas find
Untuk mencari kata atau potongan kata tertentu, kamu dapat menggunakan fasilitas find. Fasilitas find akan mencocokan kata atau potongan kata yang sesuai dengan sebuah kalimat, paragraf, dan naskah tulisanmu.

2. Fasilitas replace
Untuk mencari atau mengganti suatu teks pada naskah, dapat memanfaatkan fasilitas replace.

3. Fasilitas Go To
Jika kamu mempunyai dokumen yang cukup besar dan kamu ingin menuju halaman tertentu, kamu cukup menggunakan fasilitas Go To untuk menuju halamn tersebut. Fasilitas Go To digunakan untuk berpindah secara cepat ke lokasi yang kamu inginkan.

I. Menyisipkan Lambang dan Karakter Khusus
Langkah – langkahnya adalah ;
1. Letakkan kursor pada tempat dimana kamu akan menyisipkan lambang atau karakter
khusus Symbol
2. Pilih menu Insert
3. Pada kotak pilihan Font, kamu dapat memilih font yang mempunyai lambang atau symbol
yang akan kamu sisipkan.
4. Klik tombol Insert.
5. Setelah selesai klik tombol close.
J. Memanfaatkan Clip Art

Untuk menyisipkan gambar ke dalam dokumen, Microsft Word menyediakan fasilitas Clip Art. Kamu dapat menyisipkan gambar yang terdapat pada library Microsoft Word atau gambar yang dimasukan melalui scanner dan kamera digital.

K. Menyisipkan Objek

Untuk menyisipkan objek tertentu melalui fasilitas Create new, kamu dapat melalui langkah – langkah berikut.
1. Tempatkan kursor pada lokasi dimana objek yang akan ditempatkan pada dokumen.
Object.
2. Pilih menu Insert
3. Kamu dapat memilih tipe objek yang akan kamu sisipkan pada dokumen melalui kotak object
type.
4. Klik tombol ok.
5. Selanjutnya, akan ditampilkan suatu windowbaru sesuai dengan tipe objek yang kamu pilih.

L. Menggunakan Hyperlink

Hyperlink merupakan suatu hubungan ke tempat lain. Apabila kamu mengklik suatu hyperlink maka suatu browser akan mengarah ke tempat yang ditujudam menampilkannya d

BAB 9

MENGINDENTIFIKASI FUNGSI PERANGKAT LUNAK PENGOLAH KATA

A.Fungsi dan Fasilitas dari Aplikasi Microsoft Word

Keunggulan dari Microsoft Word adalah :
1. Mudah dalam pengoperasian
2. Mudah memanajemen file dan fasilitas autorecovery bila terjadi padam listrik
3. Kualitas baik dan bagus dalam pencetakkan
4. WYSIWYG ( What You See Is What You Get ), yaitu apa yang dilihat di monitor akan sama dengan hasil cetakan.
5. Dapat melakukan pengiriman e-mail dan fax langsung terhubung dengan internet 6. Mampu menyisipkan gambar dan grafik ataupun objek lainnya yang membuat naskah terlihat lebih menarik
7. Kemampuan menyimpa file dalam bentuk web

B. Mengaktifkan Aplikasi Microsoft Word

Klik tombol Start > All Programs > Microsoft Word > Lembar kerja akan tampil di layar monitor



C. Menu dan Ikon pada Aplikasi Microsoft Word

1. Menu File



- New, berfungsi untuk membuat file (dokumen baru)
- New Blank Document, membuat dokumen baru dari kotak dialog New.
- Open, membuka file dokumen yang sudah pernah dibuat atau yang ada.
- Close dan Close All, menutup dokumen yang sedang aktif dan menutup semua dokumen yang aktif
- Save, menyimpan dokumen yang masih aktif.
- Save As, menyimpan dokumen yang belum diberi nama atau mengganti nama file dokumen yang akan disimpan
- Page Setup, mengatur tampilan halaman yang akan dicetak pada dokumen
- Print Preview, melihat tampilan dari dokumen yang telah dibuat dan yang akan dicetak
- Print, mencetak dokumen dan juga digunakan untuk mengatur halaman
- Print Setup, men-set jenis printer yang akan anda gunakan untuk mencetak
- Properties, membuat rangkuman dari dokumen yang aktif
- Exit, keluar dari Word dan menutup seluruh dokumen yang ada.

2. Menu Edit



Menu yang berhubungan dengan penyuntingan (editing) terhadap file dokumen dengan submenu sebagai berikut :
Submenu
Fungsi
1. Undo, Membatalkan perintah yang terakhir dilakukan
2. Repeat, Mengulangi perintah terakhir yang sebelumnya dibatalkan melalui perintah undo
3. Cut, Memotong sebagian atau seluruh data
4. Copi, Menyalin data
5. Paste, Menyisipkan / meletakkan hasil copi dan cut
6. Paste Special, Fasilitas pendukung perintah cut dan copi terhadap hyperlink pada dokumen
7. Clear, Membersihkan atau menghapus semua data yang ada di dokumen
8. Select All, Memilih (memblok) seluruh isi dari dokumen
9. Find, Mencari data pada dokumen
10. Replace, Menggantikan data pada dokumen dengan data baru
11. Go to, Berpindah ke halaman tertentu dari dokumen bagian – bagian dari dokumen atau footnote
12. Link, Menampilkan atau mengubah setiap link yang ada di file dokumen
13. Objek, Mengedit objek yang berasal dari insert yang berhubungan dengan link (objek Clipart, dll)

3. Menu View



Menu yang berhubungan dengan tampilan dari file dokumen dengan sub menu sebagai berikut :
Submenu
Fungsi
1. Normal menampilkan dokumen dalam status normal
2. Web Layouts menampilkan dokumen dalam layouts web
3. Print Layouts menentukan dokumen dalam layouts cetak
4. Outline menampilkan struktur dokumen
5. Toolbar memunculkan toolbar words
6. Ruler memunculkan mistar dokumen
7. Dokumen map memunculkan bagian dari sub bagian dari dokumen pada jendela tersendiri
8. Header dan Footer membuat header dan footer sebagai efek cetakan
9. Comments menampilkan toolbars reviewing dan comment pada dokumen
10. Footnotes menampilkan cetakan kaki dokumen
11. Fullscreen menampilkan dokumen satu tayangan penuh
12. Zoom mengubah ukuran penampilan dokumen words

4. Menu Insert



Menu yang berhubungan dengan penyisipan pada file dokumen dengan sub menu sebagai berikut :
Submenu
Fungsi
1. Break, untuk membuat pemutusan halaman, section, kolom atau pun teks dari dokumen word
2. Page numbers, menyisipkan nomor halaman
3. Date and Time, menyisipkan tanggal dan waktu
4. Autotext, menyisipkan text tertentu
5. Field, menyisipkan field
6. Symbol, menyisipkan symbol
7. Comments, memberikan komentar lembar kerja
8. Footnote, menyisipkan catatan kaki dokumen
9. Cattions, menyisipkan judul table grafik atau persamaan dalam table
10. Croosreverense, menyisipkan reverensi silang
11. Index dan Tables, menyisipkan indeks dokumen, daftar isi, daftar gambar
12. Picture, menyisipkan gambar dari fasilitas cliptart, pronfile autosave organitations cart dan wordart
13. Textbox, menyisipkan kotak yang dapat diisi teks
14. File, menyisipkan file dokumen
15. Object, menyisipkan objek
16. Bookmark, menyisipkan bookmark
17. Hyperlink, menyisipkan teks dan gambar hyperlink pada lembar kerja dan membuat shortcut dalam membuka lembar kerja yang tersimpan di piranti penyimpanan

5. Menu Format




Menu yang berhubungan dengan operasi pengaturan terhadap file dokumen dengan submenus sebagai berikut :
Submenu
Fungsi
1. Font, mengatur tampilan font yang digunakan dalam dokumen
2. Paragraph, mengatur paragraph
3. Bullet and Numbering, mengatur pemberian tanda dan penomoran item
4. Border and Shading, mengatur batas-batas dan pembuatan efek bayangan
5. Columns, mengatur laju kolom dalam dokumen
6. Tabs, mengatur letak tabulasi dokumen
7. Changecase, mengubah huruf capital
8. Background, mengatur warna latar belakang dari dokumen
9. Theme, mengganti style dokumen
10. Frames, mengatur frames
11. Autoformat, mengatur secara otomatis
12. Style, mengatur style paragraph

6. Menu Tools



1.Spelling and Grammar, menjalankan fasilitas pemeriksaan ejaan dan tata bahasa dari teks atau paragraph dalam di dokumen
2. Dictionary, menjalankan fasilitas kamus dalam dokumen
3.Grammar, pengaturan tata bahasa dalam dokumen
4. Word Count, memberikan

BAB 10

MEMBUAT DOKUMEN BARU MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD
A.Membuat dan Menyimpan Dokumen Baru

New.Untuk membuat dokumen baru adalah dengan cara menekan tombol Ctrl + N pada keyboard atau memilih menu File
Untuk menyimpan dokumen pada Microsoft Word, dapat di lakukan melalui langkah - langkah berikut.
1.Pilih menu File  Save As
2.Pada kotak Save in terdapat nama folder yang aktif pada saat itu. Secara default, file dokuman akan tersimpan pada folder tersebut. Apabila menyimpan file tersebut di folder lain, klik kotak Save in dan tentukan folder tujuanmu.
3.Secara default, dokumen akan tersimpan dengan format file menggunakan ekstensi .doc. jika ingin menyimpan dokumen dengan format lain, pilih format yang di dukung oleh Microsoft Word pada kotak Save as type.
4.Ketikkan nama file pada kotak File name.
5.Tekan tombol Save pada toolbar.
Jika ingin mengganti nama dokumen, menyimpannya di lokasi yang lain, atau ingin membuat dokumen lain dengan isi yang hampir sama dengan dokumen Save As. Tentukan yang sedang aktif. Caranya yaitu pilih menu file lokasi penyimpanan yang baru atau ubah nama filenya. Selanjutnya, klik tombol Save. Jika pada lokasi yang di tentukan telah ada nama file yang sama dengan nama file yang ingin kita simpan, akan muncul kotak pesan. Terdapat tiga pilihan pada kotak pesan, yaitu :
1.Replace existing
2.Save changes with a different name
3.Merge changes into existing file

B.Mengatur Ukuran Halaman

Pengaturan kertas dan halaman pada Microsoft Word dapat di gunakan dengan memilih menu File - Page Setup. Selanjutnya, akan di tampilkan kotak dialog Page Setup dengan tab Margins yang aktif. Tab margins mempunyai bagian – bagian berikut.
1.Margins
2.Orientation
3.Multiple pages
4.Apply to
Apabila bermaksud menjilid dokumen seperti buku, maka perlu di berikan gutter, yaitu ruang tambahan pada margins untuk menjilid. Isikan ruang tambahan itu pada kolom gutter.

Setelah menentukan margins, klik tab Paper unutk menentukan ukuran kertas yang kamu gunakan. Paper source menunjukan sumber kertas yang akan di gunakan. Kotak Width menunjukan lebar dan Height menunjukan tinggi kertas.
Kotak Apply to mempunyai pilihan yaitu, This section jika format halaman hanya berlaku pada halaman yang aktif, This point forward jika format halaman hanya berlaku untuk tempat kursor berada dan halaman selanjutnya, dan Whole document jika format halaman berlaku hanya untuk setiap halaman. Tombol Print Options untuk menampilkan jendela Print. Kotak Apply to ini fungsinya sama dengan kotak Apply to pada tab Margins dan layout.

Pada tab Layout, terdapat bagian – bagian berikut.
1.Section start
2.Headers and footers
3.From edge
4.Page - Vertical alignment

C.Mengatur Format Teks dan Spasi dalam Paragraf.

1.Perataan teks
Format paragraf yang sering di lakukan pada Microsoft Word adalah perataan paragraf (paragraph alignment). Terdapat empat jenis perataan paragraf, yaitu
a.Perataan kiri (left aligned)
b.Perataan kanan (right aligned)
c.Perataan penuh atau kiri dan kanan (justified)
d.Perataan tengah (centered)
Untuk melakukan perataan teks dapat dilakukan melalui toolbar Formating, menu format, atau Shortcut key.

2.Pengaturan indentasi
Indentasi merupakan jarak mulai mengetik dengan batas margins kiri. Pengaturan indentasi dapat dilakukan melalui toolbar Formating, menu Format, Shortcut key, atau horizontal ruler.

3.Pengaturan spasi
Spasi baris akan menentukan jarak baris dalam suatu paragraf. Secara default, Microsoft Word menggunakan spasi tunggal. Kamu dapat menentukan spasi yang lain seperti satu setengah maupun ganda. Untuk mengatur spasi baris, kamu dapat menggunakan toolbar formating, menu format, atau Short key.

D.Menggunakan Bullets and Numbering

Bullets adalah pemberian simbol tertentu pada paragraf yang dipilih. Numbering merupakan pemberian urutan angka atau huruf pada paragraf yang dipilih. Fasilitas Bullet and Numbering dapat kamu akses melalui menu format atau ikon Bullets dan Numbering pada toolbar formatting.

1.Menggunakan Bullets
Langkah – langkah sebagai berikut.
a.Pilih paragraf atau teks yang akan menggunakan fasilitas Bullets
Bullets and Numbering.
b.Pilih menu format
c.Selanjutnya akan ditampilkan jendela Bullets and Numbering. Pilih simbol yang akan digunakan tab Bulleted. Selanjutnya, klik tombol OK.
d.Jika simbol yang ingin kamu gunakan tidak terdapat pada kotak pilihan, klik tombol Customize yang akan menampilkan jendela customize di Bulleted list untuk memilih simbol yang akan digunakan melalui tombol Font, Character, atau Picture.

Selain melalui menu Format, penggunaan Bullets dapat dilakukan melalui ikon Bullets pada toolbar formatting. Setelah memilih paragraf yang akan menggunakan fasilitas Bullets, klik ikon Bullets pada toolbar formatting. Setelah, jendela Bullets and Numbering ditampilkan, pilih simbol Bullets yang akan kamu gunakan.

2.Menggunakan numbering
Langkah – langkahnya sebagai berikut.
a.Pilih paragraf atau teks yang akan menggunakan fasilitas Numbering.
Bullets and Numbering.
b.Pilih menu format
c.Selanjutnya, akan ditampilkan jendela Bullets and Numbering. Pilih jenis penomoran yang akan digunakan.
d.Jika simbol yang ingin kamu gunakan tidak terdapat pada kotak pilihan, klik tmbol Customize yang akan menampilkan jendela Customize numbered list untuk memilih format penomoran.

Selain melalui menu format, penggunaan fasilitas Numbering dapat dilakukan melalui ikon pada toolbar formatting. Setelah memilih paragraf yang akan menggunakan fasilitas N

BAB 8

MELAKUKAN MANAJEMEN FILE
A. Menggunakan Menu Pull - down
Untuk memilih perintah pada menu pull-down. Arahkan penunjunk mouse ke menu yang akan dipilih > klik kiri tombol mouse dengan menggunakan kombinasi tombol keyboard (Alt + karakter).


B. Membuat Folder
Berikut adalah cara membuat folder:

Pilih tempat yang Anda ingin untuk menempatkan folder baru Anda. Dalam contoh ini saya akan membuat folder baru di drive H: drive yang merupakan drive jaringan yang memiliki akses ke aku di tempat kerja. Anda juga dapat membuat folder pada C: drive atau di "Anda" My Pictures atau "My Documents" folder.

Langkah pertama adalah pergi ke tempat di mana Anda ingin membuat folder baru. Kemudian pilih "New" di jendela Kemudian pilih "File" dan kemudian "Folder"

C. Menggunakan Drag and Drop
1. Tekan dan tahan mouse ke folder yang akan dituju > lepaskan mouse. Secara otomatiss komputer akan menyalin file ke dalam folder tujuan.
2. Buka kembali, jika inginmemastikan file benar -benar tersalin.

Beberapa istilah yang sering digunakan dalam penggunaan mouse :
- Tunjuk (point), memindahkan atau mengarahkan penunjuk mouse (mouse pointer) pada bagian tertentu yang diinginkan.
- Click, menekan tombol satu kali dengan cepat.
- Klik dua kali (double click), menekan tombol mouse dua kali berturut - turut.
- Drag and drop, tekan tombol mouse (jangan lepas) dan gerakkan mouse ke posisi baru yang diinginkan.

D. Mengenal Tipe file

Untuk mengetahui ekstensi file lainnya Anda bisa membuka Windows Explorer, lalu pilih menu View – Folder Options. Pindah ke tab Files Types. Di sana terdapat puluhan dan mungkin ratusan ekstensi file. Semakin banyak Anda menginstall aplikasi maka daftar ekstensi file yang ada akan semakin panjang.


E. Mengelola File

File adalah sebuah naskah yang telah tersimpan dalam disk. Naskah tersebut dapat berupa dokumen ketikan, gambar, kumpulan program dan lain-lain.
Di dalam mengelola file kita dapat melakukan kegiatan-kegiatan di bawah ini :
* Mengganti nama file
* Memanggil File
* Mengedit File
* Menyimpan File

* MENGGANTI NAMA FILE
Untuk mengganti nama file ikuti langkah-langkah berikut :
Aktifkan program My Computer
Pada kolom Address, misalkan drive D:\NASKAH TIK 2006\Kelas VII Semester I
Tentukan file yang akan diganti namanya
Klik menu File, kemudian klik Rename
Gantilah nama file yang lama dengan nama baru yang diinginkan, terakhir tekan enter.
Atau dengan cara lain dengan langkah sebagai berikut :
Tentukan file yang akan diganti namanya
Klik kanan pada file yang akan diganti namanya, kemudian klik Rename
Gantilah nama file yang lama dengan nama baru yang diinginkan, terakhir tekan enter
Atau tentukan file yang akan diubah nama filenya tekan tombol F2



*MEMANGGIL FILE
Dengan alat pencarian Windows XP, pengguna dapat mencari semua jenis file, dengan sebanyak atau sedikit informasi yang Anda ingat tentang file.

1. Pilih "Start" dari taskbar Windows XP. Ini akan memunculkan jendela pilihan; klik "Cari", yang terletak di sisi kanan jendela pop-up. Jendela Windows XP pencarian akan muncul.

2. Klik panah hijau di sisi kiri panel untuk menentukan jenis file yang ingin Anda cari. Jika Anda tidak yakin apa jenis file itu, pilih opsi "All Files dan Folder."

3. Masukkan semua informasi yang Anda tertentu di kotak yang tersedia pada panel berikut. Mengisi nama, frase atau kata yang jarang mungkin di file tersebut dan dimana Anda mungkin telah disimpan itu akan membantu menentukan pencarian.

4. Pilih panah menunjuk ke bawah di samping "Ketika Apakah Ini Disempurnakan," "Apa Ukuran Is It" dan "More Advanced Options" untuk lebih mendefinisikan pencarian.

5. Centang kotak di samping pilihan "Cari Subfolder," "Search Hidden File dan Folder" dan "Search System Folder" Pilihan ini ditempatkan di bawah "Advanced More Options.." Mereka memastikan bahwa semua folder dan direktori yang dicari, tidak hanya yang utama atau folder tingkat atas.

6. Waktu-klik "Cari" ketika semua informasi yang tepat dipilih. Jumlah waktu pencarian mengambil bergantung pada ukuran hard drive komputer dan informasi spesifik yang Anda mampu masuk.

7. Klik dua kali file yang ditemukan di sisi kanan panel ketika pencarian selesai. Setelah Anda menemukannya, klik kanan dan pilih "Properties" untuk menemukan lokasi pada hard drive. Jika file yang Anda butuhkan tidak terdaftar, coba lagi pencarian dengan informasi yang kurang dari sebelumnya. Ini mungkin memakan waktu lebih lama, karena pencarian akan mencakup lebih dari hard drive.

*mengedit file
Untuk membuka kotak dialog Properties, melalui cara.
1. Pilih file yang akan diubah settingnya > klik tombol kanan mouse > Properties
2. Pada kotak dialog Properties pilih tab General.
3. Pada pilihan Attributes, tandai pilihan Read-only agar file hanya dapat dibaca tanpa diubah. Tandai Hidden apabila ingin file tidak dapat terlihat.

*Menyimpan File
Setelah melakukan perubahan pada sebuah file, simpan dengan menggunakan perintah Save atau Save As. Save, perubahan kana langsung disimpan menggunakan nama file yang sama. Save As, selain menyimpan perubahan yang terjadi menggunakan nama file yang sama, juga dapat menyimpan perubahan menggunakan nama file yang berbeda.



F. Memformat Disket

Untuk memformatnya kita perlu menggunakan layanan Windows Explorer. Adapun cara untuk memformatnya yaitu dengan langkah-langkah berikut ini :

1.Buka program pada My Computer.
2.Kemudian masukkan disket yang akan diformat pada floopy drive.
3.Klik ikon Floopy drive kemudian klik

BAB 7

MELAKUKAN SETTING PERIFERAL

A. Melakukan Setting Printer

Microsoft Windows mepunyai fasilitas pulg and play, yaitu fasilitas yang dapat langsung mengenali perangkat keras yang baru dipasang sekaligus menyediakan driver yang mendukung.

Untuk meng-install printe baru , dengan langkah - langkah:
1. Klik menu Start > Control Panel > Printers and Faxes
2. Double click pada Printers and Faxes untuk membuka jendela Printers and Faxes
3. Pilih menu File pada baris menu kemudian klik perintah Add Printer
4. Pilih Add Printer pada menu Control Panel jika sudah diatur
5. Akan tampil, kotak dialog Add Printer Wizard > Next untuk proses instalasi
6. Tentukan lokasi printer. Apabila printer terhubung langsung dengan komputer pilih Local printer attached to this computer. Jika tidak pilih pilihan kedua > Next
7. Pilih port yang akan digunakan > Next
8. Pilih jenis driver dari printer yang akan digunakan. Jika tidak terdapat didaftar, tekan tombol Have Disk untuk meng-install melalui disket atau CD > Next
9. Komputer akan menampilkan kotak dialog berisi nama printer. Isi nama printer pada kotak kosong yang tersedia > Next
10. Tentukan apakah printer akan digunakan dengan cara berbagi dengan pengguna lain atau tidak > next
11. Akan tampil spesifikasi printer yang akan di - install > Finish
12. Proses penyalinan dan pemngambilan driver dari printer akan berjalan, di mana kamu dapat melihat prosesnya
13. Jika proses instalasi printer sudah selesai akan ditampilkan sebuah ikon baru pada jendela Printers and Faxes yang menunjukkan printer telah ter-install.

Cara lain dapat dilakukan, melalui langkah - langkah berikut.
1. Buka Control Panel > Printers and Faxes yang akan menampilkan ikon - ikon printer yang terdapat pada komputer.
2. Klik kanan ikon printer yang akan diubah settingnya
3. Komputer akan menampilkan menu dengan beberapa perintah

- Set as Default Printer, apabila akan membuat printer sebagai printer utama
- Printer Preferences, untuk menampilkan jendelea setting printer, seperti pengaturan ukuran kertas
- Pause Printing, untuk menghentikan aktivitas printer
- Properties, untuk menampilkan jendela Properties dari printer. Mengatur port, sharing, warna, pengujian printer dan sebagainya.

B. Melakukan Setting Display

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengatur tampilan layar/desktop pada computer/laptop kita :
1. klik kanan pada mouse
2. lalu tekan menu Properties.
3. kemudian akan muncul beberapa tampilan menu pada Display Properties yaitu themes , desktop ,screen saver , appearance , dan settings .

* Themes
Themes adalah gambar latar belakang pada layar computer . yang di dalam nya itu meliputi ikon,sound,tampilan ,screensaver,lain-lainnya lagi. Kita dapat memili tampilan layar sesuai dengan keinginan kita.
Untuk mengatur themes pada laptop/komputer anda .

1. Pilih menu themes , lalu pilih themes yang anda inginkan .
misalnya seperti gambar pada contoh di bawah ini :
2. Setelah selesai mengatur themes yang anda inginkan . klik apply untuk melihat sementara tampilan themes yang sudah anda atur sebelumnya.

* Desktop
Desktop adalah gambar latar belakang pada computer kita. Kita dapat mengganti nya sesuai dengan keinginan kita.
Kemudian untuk mengatur background pada laptop/computer anda .

1. Pilih menu desktop yang tedapat pada tampilan display Properties . lalu pilih salah satu background yang anda inginkan .
Misanlya seperti pada contoh gambar di bawah ini :
2. Setelah selesai mengatur desktop/background yang ada inginkan . klik apply untuk melihat tampilan sementara desktop/background yang anda sudah atur sebelumnya.

* Screen saver
Screen saver adalah salah satu fasilitas pada saat layar monitor kita sedang kosong dengan berisi gambar yang bergerak dalam jangka waktu .
kemudian untuk mengatur screen saver pada laptop/computer anda.

1. Pilih menu screen saver yang terdapat pada tampilan Display Properties . lalu pilih salah satu screen saver yang anda inginkan .
Misalnya seperti pada contoh gambar di bawah ini :
2.setelah selesai mengatur sreen saver yang anda inginkan . klik apply untuk melihat tampilan sementara screen saver yang anda sudah anda sebelumnya.

* Appereance
Appereance adalah tampilan warna untuk mengubah warna desktop dan baris menu ,serta ukuran huruf menu dan ikon pada computer anda.
kemudian untuk mengatur appearance pada laptop/computer anda .

1. pilih menu appearance yang terdapat pada tampilan Display properties.
2.lalu tekan windows and buttons, lalu pilih salah satunya..
3.untuk mengatur color scheme . tekan color scheme lalu pilih salah satu color/warna yang anda inginkan .
4.Untuk mengatur font size . tekan font size lalu pilih salah satu font size yang anda iningkan .
5.setelah selesai anda mengatur semua Apperance klik apply untuk melihat sementara tampilan yang anda inginkan.

* Settings
Settings adalah fasilitas untuk mengatur refolusi monitor serta kualitas warna pada computer kita.

Setelah semua menu Display Properties selesai anda atur . klik OK . agar tampilan pada kompiter/laptop anda akan berubah menjadi yang anda inginkan


C. Melakukan Regional Setting

Regional setting sangat berguna dan menentukan aturan penulisan formula (syntax) dalam excel, misalnya jika anda menggunakan regional setting English (US) tanda koma maka pada regional setting Indonesia akan menjadi ;, dan lain-lain.

Untuk memudahkan formula yang saya gunakan dalam bahasan tutorial selanjutnya, akan menggunakan regional setting English(US).